Bid & Proposal Manager

Een lastenboek van 140 pagina’s met 38 gunningscriteria? Daar zie jij meteen structuur in.

Een prospect die niet weet hoeveel devices hij eigenlijk heeft? Jij krijgt het in kaart.

Vrijdag 11u indienen en de input van vijf collega’s moet nog binnen? Laat maar komen.

Als Bid & Proposal Manager binnen onze organisatie ben je de spil tussen sales, techniek en de klant.

Je bepaalt niet alleen hoe we antwoorden, maar ook of en waarmee we in de wedstrijd stappen. Van de eerste discovery tot de gunningsbeslissing.

Je werkt voor onze mid-market klanten en voor publieke opdrachtgevers. De ene week werk je aan een managed services-voorstel voor een groeiende KMO, de volgende week zit je in een raamcontract met een overheidsinstelling. Die afwisseling maakt de rol interessant, en je hebt er de ruimte om er je eigen aanpak in te leggen.

De job heeft twee kanten die elkaar constant versterken. Aan de ene kant presales: je zit vooraan in het traject, luistert naar wat een klant écht nodig heeft en bouwt daar een scope en een prijs rond die klopt. Aan de andere kant bid management: je loodst complexe tenders en RFP’s door de organisatie, met alle deadlines, formulieren en criteria die daarbij horen.

Je houdt je bezig met onder andere:

• Je kwalificeert inkomende opportuniteiten, tenders en afroepen op raamcontracten, en geeft een scherp bid/no-bid advies: risico’s, slaagkans en strategische waarde op tafel.

• Je zit mee vooraan bij de klant: discovery-sessies, as-is analyse van infrastructuur, licenties, users en devices. Zo weet je wat er écht nodig is.

• Je vertaalt die noden naar een heldere dienstenscope en een solution design, met duidelijke aannames en uitsluitingen.

• Je bouwt de prijszetting: calculatiemodellen per user, per device, per uur of in blokuren en je verdedigt de marge intern.

• Je regisseert het biddossier van lastenboek tot indiening: planning, input van technische, financiële, legal- en securitycollega’s, en een compliance-check tegen élke eis.

• Je schrijft en redigeert de antwoorden, en zorgt dat er tijdig en formeel correct ingediend wordt, bijlagen, attesten en certificaten inbegrepen.

• Je presenteert en verdedigt samen met het Accountteam het voorstel bij de klant, en volgt op tot de gunningsbeslissing: Q&A-rondes, BAFO, onderhandelingen.

• Je bouwt onze kennisbasis uit: answer library, templates, referenties,... en houdt de win/loss-analyse en de bid-pipeline bij.

• Je zet AI en automatisatie in om het proces sneller en scherper te maken: lastenboeken doorzoeken, antwoorden hergebruiken, calculaties en opvolging automatiseren.

Kortom: jij bent degene die we erbij halen wanneer er iets te winnen valt.

We zoeken iemand die zich even comfortabel voelt in een Excel met blokuren als in een gesprek met een IT-manager.

Je hoeft niet elke technologie uit ons portfolio in detail te kennen. We zoeken vooral iemand die de juiste vragen stelt, verbanden legt en zelf op zoek gaat naar het antwoord. Wat je onderweg ziet bij klanten, concurrenten en vendors, brengt je mee terug als input voor ons portfolio.

Nog iets wat we van iedereen bij Xylos verwachten: dat je AI en automatisatie effectief gebruikt in je eigen werk. Een lastenboek van 140 pagina's laten ontleden, een antwoord uit vorige dossiers terugvinden, een eerste versie van een tekst laten opzetten, een opvolgingsflow bouwen die je niets meer kost: wij helpen je graag op weg met de tools, maar we verwachten dat je zelf nieuwsgierig genoeg bent om ze te gebruiken. Wat je daarmee wint, gebruik je waar het écht om gaat , nadenken over hoe we deze deal winnen.

Je herkent jezelf hierin:

• Je hebt ervaring met bid management, tendercoördinatie of presales binnen de IT- of consultancysector.

• Je bent vertrouwd met overheidsopdrachten: lastenboeken, gunningscriteria, e-Procurement, raamcontracten en BAFO-rondes zijn geen nieuwe begrippen.

• Je begrijpt onze wereld: managed services, Microsoft 365, Azure, hybride infrastructuur en security zijn geen onbekenden voor jou.

• Je bent sterk met cijfers: een calculatiemodel opbouwen en een marge verdedigen schrikt je niet af.

• Je schrijft vlot en gestructureerd, en krijgt technische input omgezet in een tekst die ook een niet-technische evaluator overtuigt.

• Je houdt overzicht in een dossier met tien betrokkenen en vijf deadlines, en durft “no bid” adviseren wanneer de cijfers dat vragen.

• Je werkt graag samen, maar neemt zelf initiatief en gaat achter input aan wanneer die niet spontaan komt.

• AI is voor jou een dagelijks werkinstrument, geen experiment: je gebruikt het om sneller te analyseren, schrijven en structureren — en je blijft kritisch over wat eruit komt.

• Je ziet repetitief werk als iets om weg te automatiseren, niet om uit te zitten.

• Je spreekt en schrijft vlot Nederlands en Engels; Frans is in onze tenders een echte troef.

Ervaring met bid- of proposal-tooling, een answer library of CRM-opvolging van een pipeline is mooi meegenomen.

Certificaten zijn interessant, maar praktijkervaring en commerciële maturiteit wegen bij ons zwaarder.

Waarom Xylos?

Bij Xylos zit je niet in een offertefabriek waar je teksten uit een template kopieert.

Je zit dicht bij de business: bij de solution architects die de oplossing bouwen, bij sales die de klant kent, bij de mensen die de dienst straks effectief leveren. Wat jij belooft in een voorstel, zie je nadien ook waargemaakt worden.

Je krijgt bovendien de ruimte om onze bid-aanpak zelf mee vorm te geven. Templates, calculatiemodellen, answer library, win/loss-opvolging: er is een basis, en er is veel dat jij beter kan maken.

Je komt terecht in een familiaal technologiebedrijf dat al meer dan 40 jaar organisaties helpt om slimmer en efficiënter te werken. Korte beslissingslijnen, open communicatie en veel ruimte om zelf initiatief te nemen. We geloven sterk in kennis delen, elkaar helpen en samen de beste versie van jezelf worden.

Er zit meer in een Xylos job dan je denkt 🚀

• Een brede rol waarin presales, pricing en bid management samenkomen

• Dossiers bij zowel mid-market klanten als publieke opdrachtgevers

• Directe samenwerking met sales, solution architects en managed services

• De kans om onze bid-aanpak en knowledge base uit te bouwen zoals jij het juist vindt

• De tools én de ruimte om AI en automatisatie in je dagelijkse werk in te zetten

• Opleiding en ontwikkeling via de Xylos Academy

• Een hybride werkcultuur: van thuis, op kantoor in Antwerpen of bij de klant

• Een mensgerichte cultuur met korte beslissingslijnen

• Collega’s die hun expertise graag delen

• Een competitief salarispakket met aantrekkelijke voordelen

• En vooral: een plek waar je jezelf kan zijn en zelf je stempel drukt

Benieuwd naar wie we zijn?

👉 Check alvast onze LinkedIn-pagina of onze website!